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Text File  |  1994-07-17  |  17KB  |  340 lines
  1.           CHAPTER 10     GENERATING PRINTED FORMS
  2.  
  3.  
  4. PART A:  THE PEDIGREE CHARTS
  5.  
  6.           Generating a pedigree chart from your folder data is easy; we
  7.           can describe it completely in just a couple of paragraphs.
  8.  
  9.           After that, we'll discuss the different things you can do to
  10.           customize your pedigree charts.  Because there are so many
  11.           things that you can customize, describing them may take a
  12.           little longer.
  13.  
  14.      GENERATING A PEDIGREE CHART:  The Basics:
  15.  
  16.           Be sure you have selected a printer and a print device from
  17.           the Printer Setup Area.  See Chapter 6, "Setting Things Up"
  18.           for details.
  19.  
  20.           Enter a folder.  Navigate to the person who will be the
  21.           youngest (leftmost) person on the pedigree chart that you
  22.           want to create.  If you're just interested in experimenting
  23.           with the pedigree chart's abilities, any person will do.
  24.  
  25.           From the Folder Area, press F3 to get to the Forms Area.  You
  26.           can also navigate to the person you want after you have
  27.           entered the Forms Area.
  28.  
  29.           From the Forms Area, press F3 to generate a four-generation
  30.           pedigree chart, or press shift-F3 for a five-generation chart.
  31.  
  32.           At this point if your computer is capable of displaying
  33.           graphics, you will see the image of what the form is going to
  34.           look like when printed.  If your computer does not have
  35.           graphics capability, (for a variety of long and terribly
  36.           complicated reasons) the GIM Authors have elected to represent
  37.           the text of all of the forms as a set of dashes on the screen.
  38.           What you will see will give you a general idea of what the
  39.           form will look like, and you can use the arrow keys to modify
  40.           your view of the form, but to really see it, you'll need to
  41.           send the form to the printer.  Once again if your computer can
  42.           display graphics, the preview show look normal.
  43.  
  44.           To send the pedigree chart to the printer, make sure that
  45.           your printer is turned on, and is connected to the same
  46.           print device -- usually LPT1 -- that you selected in the
  47.           Setup Area.  Then press F8.  The pedigree chart will then
  48.           appear on your printer.
  49.  
  50.      READING THE PEDIGREE CHART
  51.  
  52.           The Pedigree Chart includes the date and place of birth,
  53.           marriage, and death for each person.  If birth information is
  54.           not available, christening information is substituted if
  55.           available.  If death information is not available, burial
  56.           information is substituted if available.
  57.  
  58.           The Pedigree Chart also includes submission information and
  59.           the date the chart was printed.
  60.  
  61.      GENERATING A PEDIGREE CHART:  A Maintenance Checklist:
  62.  
  63.           When you start to use GIM's pedigree charts as a serious
  64.           research tool, you'll want to make sure that the following
  65.           things have been taken care of for each of your folders.
  66.  
  67.           You should only need to take care of them once per folder,
  68.           and they'll remain taken care of from then on; but you'll
  69.           want to examine each of them at least once:
  70.  
  71.           1.  Have you entered your submission information?  See the
  72.               first section of this chapter for details.
  73.  
  74.           2.  Have you set your typesetting options -- your margins,
  75.               your vertical zoom, your number of copies, your printer
  76.               fonts, and so on?  See the first section of this chapter
  77.               for details.
  78.  
  79.           3.  Have you set your numbering, connector, and LDS ordinance
  80.               preferences?  See the rest of this section for details.
  81.  
  82.      STYLES:  Optional Configuration Settings:
  83.  
  84.           The Pedigree Chart can be configured to accommodate a number
  85.           of stylistic preferences concerning:
  86.  
  87.                - the use of LDS temple information
  88.                - numbering systems to use
  89.                - the use of connecting lines between persons
  90.                - the use of graphics characters
  91.                - the inclusion of LDS ordinance notes
  92.  
  93.           Each of these preferences can be specified by pressing F1
  94.           from the Forms Area.  The resulting Styles menu includes
  95.           preference settings for both the Pedigree Chart and the
  96.           Family Group Record.  We will discuss the Pedigree Chart
  97.           preferences here, and the Family Group Record preferences in
  98.           Part B of this chapter.
  99.  
  100.           STYLES:  LDS Temples
  101.  
  102.                Each pedigree chart optionally includes information about
  103.                LDS temple ordinances.  You can turn this off in one of
  104.                two ways.  You can either set the LDS/Generic setting on
  105.                the Styles menu to Generic, or you can set "No LDS
  106.                ordinance information" as described below.
  107.  
  108.                The difference between these two methods is that setting
  109.                the LDS/Generic setting to Generic turns off LDS temple
  110.                information on both the pedigree chart and the family
  111.                group record form, regardless of the other LDS-specific
  112.                settings on these forms.
  113.  
  114.           STYLES:  Numbering Systems
  115.  
  116.                Each pedigree chart contains room for fifteen persons:
  117.                a leftmost or "root" person, his or her parents, grand-
  118.                parents, and great-grandparents.  Each of these fifteen
  119.                persons is identified by a number.
  120.  
  121.                Also, if the ancestral lines continue beyond the edge of
  122.                the chart, there can be up to eight "continued on chart"
  123.                indicators, one for each great-grandparent.
  124.  
  125.                In addition, there are other numbers used on the chart,
  126.                to identify the number of this chart, and to tell how to
  127.                connect this chart to charts of younger ancestors.
  128.  
  129.                In all, there are 27 numbers on the Pedigree Chart that
  130.                help to identify the information on the chart, and the
  131.                numbering system preference tells GIM what to use when
  132.                these numbers are required.
  133.  
  134. STANDARD       The simplest of these preferences is called "Standard
  135.                numbering (1-15)".  It means that the numbers 1-15 are
  136.                used to identify each of the individuals on the form,
  137.                and that empty underscores are used for all others.
  138.  
  139.                Try this, and you'll see what we mean.
  140.  
  141.                This option provides the most uniformity between the
  142.                different Pedigree Charts that you produce -- each of
  143.                them will produce the same set of numbers, no matter
  144.                which ancestors are the subjects of the chart.
  145.  
  146.                This can be advantageous when you are sharing printed
  147.                forms with someone who isn't related to your ancestors
  148.                in the same way you are, and who therefore wouldn't have
  149.                the same GIN numbering system associated with those
  150.                ancestors.
  151.  
  152.                On the other hand, it is also a lot less automatic, and
  153.                it requires a lot more work on your part, filling in all
  154.                those blank spaces.
  155.  
  156.                All other things being equal, we, the GIM Authors,
  157.                prefer the other two options.
  158.  
  159. ENHANCED       The next option is called "Enhanced numbering (GIN/
  160.                Ahnentafel)", and is the most automatic of the three
  161.                preferences, but it is also a shade less flexible than
  162.                the "Prompt for numbering" preference described below.
  163.  
  164.                The enhanced numbering system uses the GIN numbers of
  165.                individuals to identify them on the chart.  It also uses
  166.                the GIN number of the leftmost person for the chart
  167.                number, and the GIN numbers of the rightmost persons for
  168.                the "continued on chart" notices.
  169.  
  170.                This preference works well for your own records, and for
  171.                sharing records with close relatives who would use the
  172.                same GIN numbers for your ancestors as you do.  This is
  173.                also a no-hassle preference, because it requires no
  174.                interaction from you when assigning numbers.  This is
  175.                the preference that Blaine uses.
  176.  
  177.                On the other hand, depending on your research needs, you
  178.                may want to interact with the Pedigree Chart as it
  179.                assigns numbers.  If so, you'll want to use the "Prompt
  180.                for numbering" preference.
  181.  
  182. PROMPT         The final option takes the enhanced numbering system and
  183.                adds the ability to edit the choices for numbers before
  184.                they're used.  This option starts with the same default
  185.                choices used by the enhanced numbering system, allowing
  186.                you to review each of them before they're printed.
  187.  
  188.                This isn't a no-hassle option, because it adds an extra
  189.                step to the printing process, but it is a low-hassle
  190.                option, because this review process is quick and easy.
  191.                This option adds extra flexibility for those cases where
  192.                you need it.  This is the preference that Brian uses.
  193.  
  194.                On the other hand, depending on your research needs,
  195.                this extra step may seem useless or annoying.  If so,
  196.                you'll want to use the enhanced preference.
  197.  
  198.           STYLES:  Connecting Lines
  199.  
  200.                As we've said, a pedigree chart has room for fifteen
  201.                persons.  But what happens when GIM only knows about
  202.                some of those persons?
  203.  
  204.                For example, what if (as seems to be the case with a
  205.                lot of the research that we've seen) a person's father's
  206.                genealogy is completely documented, but that person's
  207.                mother's line is a dead end?
  208.  
  209.                Obviously, GIM can provide connecting lines for people
  210.                it knows about.  But should it provide connecting lines
  211.                between people it doesn't know about, on the assumption
  212.                that information about them will come along in the
  213.                future?
  214.  
  215.                The answer to this question is the reason for providing
  216.                a connecting lines style preference.
  217.  
  218.                When you specify graphics characters to use (see the
  219.                discussion below), such as "ASCII" or "graphics", you
  220.                can specify whether or not these characters should be
  221.                used to create "complete" pedigree charts or not.
  222.  
  223.                A "complete" pedigree chart is one that includes
  224.                connecting lines for persons that it doesn't know about.
  225.  
  226.                If this doesn't quite make sense, read the next section
  227.                too, and then things should start to come together.
  228.  
  229.           STYLES:  Graphics Characters
  230.  
  231.                We don't see this much any more, but when IBM and IBM-
  232.                compatible computers were first introduced, it was
  233.                fairly common to find printers that couldn't draw the
  234.                graphics in the IBM's graphics character set.
  235.  
  236.                In those days, printers could always print the standard
  237.                ASCII character set -- letters, numbers, punctuation,
  238.                also called the "lower 128" ASCII characters, or the
  239.                "7-bit" ASCII characters.  But older printers often had
  240.                difficulty when printing the "upper 128" or "8-bit"
  241.                characters that IBM added to the ASCII character set.
  242.  
  243.                By now, IBM and IBM-compatible computers have become so
  244.                commonplace that it's difficult to find a printer that
  245.                can't print the graphics character set, but we know that
  246.                they're lurking out there somewhere, just waiting for us.
  247.  
  248.                So, recognizing that the Pedigree Chart uses these
  249.                "upper 128" ASCII characters to draw connecting lines,
  250.                we've provided an alternative for those persons with
  251.                older printers.
  252.  
  253.                From the Styles menu, you can select "ASCII character
  254.                connecting lines" or "graphics character connecting
  255.                lines" or "no connecting lines".
  256.  
  257. ASCII          Selecting ASCII character connecting lines will tell the
  258.                Pedigree Chart not to use the "upper 128" character set,
  259.                but instead to substitute hyphens and vertical bars and
  260.                other replacements from the "lower 128".
  261.  
  262.                This option looks less professional and visually less
  263.                appealing than the "graphics character connecting lines"
  264.                option, but it's better than nothing.
  265.  
  266. GRAPHICS       Selecting graphics character connecting lines will tell
  267.                the Pedigree Chart to use the "upper 128" character set.
  268.                We recommend this option.
  269.  
  270. NO LINES       And just in case you don't like any of the options, "no
  271.                connecting lines" will tell the Pedigree Chart to use no
  272.                connecting lines whatsoever, either ASCII or graphics.
  273.  
  274.                Obviously, when you select this option, there's no point
  275.                in deciding whether you want a "complete" pedigree chart.
  276.  
  277.           STYLES:  Connecting Lines and Graphics Characters
  278.  
  279.                To put it all together, the Styles menu allows you to
  280.                pick any of these choices:
  281.  
  282.                     ASCII character connecting lines
  283.                     ASCII character connecting lines, complete
  284.                     Graphics character connecting lines
  285.                     Graphics character connecting lines, complete
  286.                     No connecting lines
  287.  
  288.                The "complete" options refer to drawing connecting lines
  289.                for non-existent persons, as discussed above.
  290.  
  291.                The ASCII and graphics character options refer to the
  292.                character set to be used, as discussed above.
  293.  
  294.                We recommend the use of either of the graphics character
  295.                connecting lines options, depending on your preferences.
  296.  
  297.           STYLES:  LDS Ordinance Notes
  298.  
  299.                When LDS ordinances are included, the Pedigree Chart
  300.                includes some markings to indicate whether these
  301.                ordinances have been completely performed.
  302.  
  303.                We recognize that some researchers may not be interested
  304.                in this information, and so the Styles menu allows these
  305.                markings to be turned on and off.
  306.  
  307.                If they are turned on, each person's name will be
  308.                preceded by some variation of "[BESP]", such as "[Besp]"
  309.                or "[bESp]", and so on.
  310.  
  311.                Each of these letters is interpreted as follows:
  312.  
  313.                B is LDS baptism
  314.                E is LDS endowment
  315.                S is LDS sealing to spouse
  316.                P is LDS sealing to parents
  317.  
  318.                For each of these letters, if the letter is in lower
  319.                case, that ordinance has not been performed and recorded.
  320.  
  321.                If the letter is in upper case, then the ordinance has
  322.                been performed, but recorded incompletely -- such as
  323.                recorded with a date, but no place.
  324.  
  325.                If the letter is in upper case and is in boldface type,
  326.                then the ordinance has been performed and completely
  327.                recorded.
  328.  
  329.                With LDS Ordinances turned on, the form will include
  330.                notes that "Completed ordinances are in BOLD", and will
  331.                also note that "B = baptism" and so on.
  332.  
  333.                The form will also include the note that "F = Person
  334.                appears as parent on FGR" and "C = Children's ordinances
  335.                complete".  Both of these features are not implemented.
  336.                These comments should be ignored at this time.
  337.  
  338.                Blaine recommends that this feature be turned on; Brian
  339.                prefers to have it turned off.
  340.